peredelka38.ru
Outlook 2019 — одно из самых популярных приложений электронной почты, которое используется миллионами людей по всему миру. И одной из наиболее полезных функций Outlook является возможность архивации писем и других элементов почты.
Архивация в Outlook 2019 позволяет пользователям сохранять старые письма, папки и контакты в отдельных файловых архивах, чтобы освободить место в основном почтовом ящике и улучшить производительность программы. При этом все архивные данные остаются доступными для просмотра и поиска по необходимости.
Чтобы начать архивацию в Outlook 2019, вам необходимо выбрать нужные папки или элементы для архивации, а затем выбрать опции архивации, такие как период времени, по которому вы хотите архивировать письма. Также вы можете задать определенные параметры для архивирования, такие как папки, содержащие письма определенной категории или с определенным словом в теме.
- Архивация в Outlook 2019: инструкция по работе
- Как архивировать письма в Outlook 2019
- Как восстановить архивированные письма
- Почему необходимо архивировать письма в Outlook 2019
- Как настроить автоматическую архивацию в Outlook 2019
- Как выбрать папку для архивации в Outlook 2019
- Как проверить размер архивированных писем в Outlook 2019
- Как экспортировать архивированные письма из Outlook 2019
Архивация в Outlook 2019: инструкция по работе
Чтобы архивировать данные в Outlook 2019, следуйте этим простым шагам:
| Шаг | Описание |
|---|---|
| Шаг 1 | Откройте Outlook 2019 и выберите папку, которую вы хотите архивировать. Например, это может быть папка «Входящие» или «Отправленные». |
| Шаг 2 | На панели инструментов выберите вкладку «Файл». |
| Шаг 3 | В выпадающем меню выберите пункт «Информация». |
| Шаг 4 | На странице «Информация» щелкните на кнопку «Настройка архивации». |
| Шаг 5 | Появится окно «Опции архивации». В нем вы можете выбрать папку, в которой будут сохранены архивные данные, а также установить дату для архивации сообщений, старше выбранной даты. |
| Шаг 6 | Подтвердите выбранные настройки и нажмите кнопку «ОК». Outlook 2019 начнет архивировать выбранную папку и переместит старые сообщения и элементы данных в архивный файл. |
После завершения процесса архивации, вы можете легко найти и просмотреть архивированные данные в Outlook 2019. Просто выберите вкладку «Файл» и перейдите в раздел «Открыть и импортировать». В этом разделе вы увидите пункт «Открыть файл данных Outlook», где можно выбрать архивный файл и просмотреть его содержимое.
Архивация в Outlook 2019 — это удобный способ организовать почту и сохранить старые сообщения и данные без необходимости удалять их. Следуя приведенной выше инструкции, вы сможете легко архивировать свои данные и иметь быстрый доступ к ним в любое время.
Как архивировать письма в Outlook 2019
Многочисленные письма в почтовом ящике Outlook 2019 могут заполнять его быстро и делать поиск определенного сообщения затруднительным. Чтобы избежать этой проблемы, рекомендуется периодически архивировать письма. Архивирование позволяет сохранить письма и вложения в отдельный файл, освобождая место в почтовом ящике.
Чтобы архивировать письма в Outlook 2019, следуйте следующим инструкциям:
1. Откройте Outlook 2019 и выберите нужный почтовый ящик, который вы хотите архивировать.
2. На верхней панели инструментов в разделе «Файл» выберите «Архивировать».
3. Появится окно «Архивация». Здесь вы можете выбрать опции для архивации почты.
4. В разделе «Папки архивации» укажите, какие папки вы хотите архивировать. Вы можете выбрать все папки или только определенные.
5. В разделе «Дата» укажите дату, до которой вы хотите архивировать письма. Вы можете выбрать «Весь почтовый ящик» для архивации всех писем или выбрать определенный временной диапазон.
6. Выберите место, где будет сохранен архивный файл. Нажмите на кнопку «Обзор» и выберите папку или диск, куда вы хотите сохранить архив.
7. После выбора всех необходимых параметров нажмите на кнопку «Архивировать». Outlook 2019 начнет архивировать письма в выбранные папки и сохранять их в указанном файле.
8. После завершения архивации вы можете найти архивный файл с расширением «.pst» в указанной папке или диске.
Архивация позволяет эффективно управлять письмами в Outlook 2019, освобождая место в почтовом ящике и облегчая поиск необходимых сообщений. Периодически архивируйте письма, чтобы сохранить их безопасно и организованно.
Как восстановить архивированные письма
Если вам потребуется восстановить архивированные письма в Outlook 2019, вот несколько простых шагов:
- Откройте Outlook 2019 и перейдите на вкладку «Файл».
- В меню выберите «Открыть и экспорт» и выберите «Открыть файл данных Outlook».
- Выберите файл архива .pst, который вы хотите восстановить, и нажмите «Открыть».
- Выберите папку, в которую вы хотите импортировать архив, и нажмите «OK».
- Письма из архива будут автоматически импортированы в выбранную папку.
Теперь вы можете просматривать архивированные письма и работать с ними, как с обычными письмами в Outlook 2019.
Почему необходимо архивировать письма в Outlook 2019
1. Упорядоченность и эффективность работы
Один из основных аргументов в пользу архивации писем в Outlook 2019 — это возможность упорядочить сообщения и обеспечить более эффективную работу с ними. Архивирование помогает создать отдельное хранилище для сохранения старых и неактуальных сообщений, а также структурировать входящую и исходящую корреспонденцию. Это позволяет быстро находить нужные письма по определенным критериям и сокращает время на поиск информации.
2. Очистка почтового ящика
Архивирование писем в Outlook 2019 помогает освободить место в почтовом ящике, предотвращая его переполнение и обеспечивая стабильную работу почтового клиента. Сохранение большого количества писем в основном почтовом ящике может снижать производительность Outlook, а также усложнять поиск необходимой информации. Перенос старых сообщений в архив позволяет сохранить их в безопасности и освободить место для новых писем.
3. Безопасность и сохранность данных
Архивирование писем в Outlook 2019 также является важной мерой безопасности и сохранности данных. При отсутствии резервных копий писем существует риск потери ценной информации в случае сбоя или повреждения почтовой базы данных. Архивирование позволяет создать дополнительные копии писем и обеспечить их сохранность в случае возникновения проблем с основным почтовым клиентом.
4. Удобное хранение и доступность
Польза архивирования писем в Outlook 2019 заключается еще и в удобстве хранения и доступности сохраненных сообщений. Архивированные письма можно организовать в специальные папки и каталоги, создавая логическую структуру для удобного поиска и работы. Кроме того, архивные письма можно открыть и просмотреть даже без доступа к основному почтовому ящику, что удобно при работе на разных устройствах или в случае временного отсутствия доступа к интернету.
5. Сохранение истории переписки
Архивация писем в Outlook 2019 также является способом сохранить историю переписки для будущего обращения и ссылок. В случае необходимости, можно быстро найти и восстановить старые письма, отследить хронологию важных событий и обменов сообщениями с коллегами или партнерами. Это важно для поддержания связи со всеми участниками коммуникации и обеспечения надлежащей документированности деловых процессов.
Как настроить автоматическую архивацию в Outlook 2019
Автоматическая архивация в Outlook 2019 позволяет установить правила для автоматического перемещения и сохранения определенных сообщений и элементов данных в архивные папки. Это помогает поддерживать удобный и организованный почтовый ящик, а также сохранять важные сообщения и данные для последующего использования.
Чтобы настроить автоматическую архивацию в Outlook 2019, выполните следующие шаги:
Шаг 1: | Откройте Outlook 2019 и выберите вкладку «Файл» в верхнем левом углу. |
Шаг 2: | В выпадающем меню «Информация» выберите «Параметры учетной записи». |
Шаг 3: | В окне «Параметры учетной записи» выберите свою учетную запись и нажмите кнопку «Изменить». |
Шаг 4: | В открывшемся окне выберите вкладку «Расширенные настройки» и нажмите на кнопку «Автоархивация…». |
Шаг 5: | В окне «Автоархивация» установите флажок «Автоматически архивировать старые элементы» и выберите период времени, через который элементы будут перемещены в архив. |
Шаг 6: | Выберите папку архива, в которую будут перемещены элементы, и настройте дополнительные параметры, если необходимо. |
Шаг 7: | Нажмите кнопку «OK» для сохранения настроек автоархивации. |
Теперь Outlook 2019 будет автоматически перемещать старые элементы, соответствующие заданным условиям, в выбранную папку архива. Это поможет вам организовать свою почту и сохранить важные сообщения и данные без необходимости перемещать их вручную.
Как выбрать папку для архивации в Outlook 2019
Для проведения архивации электронной почты в Outlook 2019 необходимо выбрать папку, в которой находятся сообщения, предназначенные для архивации. Следуя простым инструкциям ниже, вы сможете узнать, как выбрать папку для архивации в Outlook 2019.
Шаг 1: Откройте Outlook и перейдите к разделу «Почта».
Шаг 2: Выберите «Файл» в верхнем левом углу окна Outlook.
Шаг 3: В появившемся меню выберите «Параметры».
Шаг 4: В открывшемся окне «Параметры Outlook» выберите «Расширения» в левой панели.
Шаг 5: В разделе «Архивирование файла данных Outlook» нажмите на кнопку «Настройки…».
Шаг 6: Найдите папку, которую хотите использовать для архивации, в открывшемся окне «Выбор папки для архивирования».
Шаг 7: Выберите папку и нажмите «ОК».
Шаг 8: Вернитесь в окно «Параметры Outlook» и нажмите «ОК», чтобы сохранить выбранную папку для архивации.
Теперь вы успешно выбрали папку для архивации в Outlook 2019. Все сообщения из выбранной папки будут автоматически перемещены в архивный файл данных Outlook.
Как проверить размер архивированных писем в Outlook 2019
Когда вы архивируете письма в Outlook 2019, они сохраняются в отдельном файле данных PST. Однако, иногда может возникнуть необходимость проверить размер архивированных писем, чтобы убедиться, что они не занимают слишком много места на жестком диске.
Для проверки размера архивированных писем в Outlook 2019 выполните следующие шаги:
Откройте Outlook 2019 и выберите вкладку «Файл».
В левой панели выберите «Информация».
На открывшейся странице справа найдите раздел «Размер и состояние папки».
Нажмите на кнопку «Размер папок».
Выберите архив, для которого вы хотите узнать размер, и нажмите на кнопку «ОК».
После выполнения этих шагов Outlook 2019 покажет вам размер архивированной папки. Вы можете увидеть общий размер архива и размер каждого письма внутри него. Если архивированные письма занимают слишком много места, вы можете удалить некоторые из них, чтобы освободить место на жестком диске.
Теперь вы знаете, как проверить размер архивированных писем в Outlook 2019. Эта функция может быть полезной для оптимизации использования пространства на жестком диске и поддержания эффективной работы программы.
Как экспортировать архивированные письма из Outlook 2019
Outlook 2019 предоставляет удобную возможность архивировать письма для упорядочивания почтового ящика и освобождения места. Однако, возможно вам потребуется сохранить архивированные письма для более долгого хранения или передачи коллегам. В этом случае вы можете экспортировать архивированные письма из Outlook 2019.
Для начала откройте Outlook 2019 и выберите раздел «Файл» в верхнем левом углу программы.
В выпадающем меню, выберите «Открыть и экспорт» и выберите «Экспорт/импорт».
1. Шаг: Выберите «Экспортировать в файл» и нажмите «Далее». | |
2. Шаг: Выберите «Файл обмена Outlook» и нажмите «Далее». | |
3. Шаг: Выберите архивированный файл писем, который хотите экспортировать и укажите имя файла для сохранения. | |
4. Шаг: Укажите папку, в которую хотите сохранить экспортированный файл, и нажмите «ОК». | |
5. Шаг: Нажмите «Готово» и Outlook 2019 экспортирует архивированные письма в указанную папку и файл. |
Теперь вы можете передать экспортированный файл с архивированными письмами или сохранить его для более долгого хранения. Обратите внимание, что при экспорте архивов все письма, включая исходную структуру папок, будут сохранены.
Экспортирование архивированных писем из Outlook 2019 — это простой способ сохранить и передать важные сообщения сотрудникам или для архивного хранения. Используйте эту функцию, чтобы легко управлять своей электронной почтой и быть организованными.